Bezwaar- en klachtenprocedure Brink Nalatenschappen BV
Artikel 1: Begripsomschrijving
In deze regeling wordt verstaan onder:
- Brink Nalatenschappen: De rechtspersoon die formeel optreedt als uitvoerende;
- Directeur: de door de BV benoemde directeur van Brink Nalatenschappen;
- Medewerker: iedere andere medewerker dan de directeur in dienst van Brink Nalatenschappen, verantwoordelijk voor de financiën van de aan hem/haar toevertrouwde cliënten;
- Klager: de cliënt die de klacht of het bezwaar heeft ingediend;
- Bezwaar: een mondelinge of schriftelijke uiting van onvrede over de werkwijze van Brink Nalatenschappen in het algemeen of in een specifieke situatie;
- Klacht: een schriftelijke als klacht omschreven uiting van onvrede over de werkwijze van Brink Nalatenschappen in het algemeen of in een specifieke situatie indien de behandeling van het bezwaar voor de klager niet afdoende is geweest;
Artikel 2: Bereik
Aangeklaagd kan worden Brink Nalatenschappen. Deze regeling is uitsluitend van toepassing op klanten van Brink Nalatenschappen. Zij kunnen zich bij de indiening en behandeling van een bezwaar of klacht door iemand laten vertegenwoordigen en/of bijstaan.
Artikel 3: Bezwaren
Een bezwaar wordt in eerste instantie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 14 dagen na de eerste melding, behandeld door de medewerker die het dossier van de klant beheert. De medewerker tracht het bezwaar telefonisch , schriftelijk of indien nodig na een persoonlijk onderhoud in overleg met de klant of diens vertegenwoordiger op te lossen. De klant zal van de afhandeling van dit bezwaar schriftelijk op de hoogte worden gesteld.
Indien dit niet lukt, zal de medewerker het bezwaar voorleggen aan de directeur. Deze stelt een onderzoek in, hoort de klant/klager en tracht de klacht door bemiddeling op te lossen.
De directeur beslist binnen 2 maand en stelt de klant hier schriftelijk van op de hoogte.
Artikel 4: Klachten
Alleen schriftelijke en onderbouwde klachten worden in behandeling genomen. Een klacht moet minimaal voorzien zijn van:
- de naam en het adres van de klager resp. naam en adres van betrokken klant;
- dagtekening;
- een omschrijving van het gedrag en/of genomen maatregel waartegen de klacht is gericht alsmede dat datum waarop dit heeft plaatsgevonden;
- handtekening van de klager.
Artikel 5: Behandeling
Indien een klant zich voor of tijdens de behandeling van de klacht door Brink Nalatenschappen tot de kantonrechter of een andere burgerlijke recht heeft gewend zal de klacht niet verder in behandeling worden genomen.
Artikel 6: Geheimhouding
Alle bezwaren en klachten zullen door Brink Nalatenschappen met strikte geheimhouding worden
afgewikkeld. Wanneer het noodzakelijk wordt geacht bij derden informatie op te vragen zal vooraf toestemming gevraagd worden aan de klager.
Artikel 7: Archivering
De directeur archiveert de afgedane klacht en wordt 5 jaar na afdoening van de klacht bewaart.
Artikel 8: Werking en bekendmaking
Deze bezwaar- en klachtenprocedure treedt in werking voor alle bezwaren en klachten welke zijn ontstaan of zullen ontstaan na 1 januari 2017 en geldt voor onbepaalde tijd.
De klachtenprocedure wordt gepubliceerd op de website van Brink Nalatenschappen zijnde www.brinknalatenschappen.nl
Klachten dienen te worden gericht aan:
Brink Nalatenschappen
t.a.v. de directeur
Postbus 603
8440 AP HEERENVEEN